接听电话礼仪

在接听电话时,亦有许多具体要求。能否照此办理,往往意味着接听电话者的个人修养与对待拨打电话者的态度如何。在通电话的过程中,接听电话的一方显然是被动者,尽管如此,商界人士在接听电话时,亦须专心致志,彬彬有礼。

在接电话时,首先要注意自己的态度与表情。虽说通电话是一种“未曾谋面”的交谈,表面上看,商务人员接电话时的态度与表情对方是看不到的。但是在实际上对于这一切对方其实完全可以在通话过程中感受到的。

电话铃声一响,就应立即跑过去接电话,并且越快越好。有人明明呆在电话边上,偏偏要“沉住气”,“摆摆谱”,让电话铃声先响上一通再说。这种态度,无疑是怠慢对方的。在国外,接电话在有“铃响不过三遍”一说。

接电话时,态度应当殷勤、谦恭。在办公室里接电话,尤其是外来的客人在场时,最好是走近电话,双手捧起话筒,以站立的姿势,面含微笑地与对方友好通话。不要坐着不动,一把把电话拽过来,抱在怀里,夹在脖子上通话。不要拉着电话线,走来走去地通话；也不要坐在桌角、趴在沙发上或是把双腿高抬到桌面上,大模大样地与对方通话。

凡事俱有分寸。接电话时,速度快,态度好,姿势雅,就是合乎礼仪的分寸。

在接电话时,其次其注意自己的语言和语气。在这个方面,漫不经心、随随便便、过分放任自己的,都是极其有害的。

在正式的商务交往中,接电话时拿话筒所讲的第一句话,也有一定之规。接电话所讲的第一句话,常见的有三种形式。

第一种,是以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。它最为正式。例如：

“您好!瀚海集团人事部田恬。请讲。”

第二种,是以问候语加上单位、部门的名称,或中问候语加上部门名称。它适用于一般场合。例如：

“您好!京南公司广告部。请讲。”或者“您好!人事部。请讲。”后一种形式,主要适用于总机接转的电话。

第三种,是以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。例如：

“您好!郝茹莎。请讲。”