上市公司的财务报表受人瞩目,差错和延迟都会遭到质疑的目光。财务的琐碎,即便再老练的财务人员也会有马失前蹄的时候。而采用新的技术,改进了财务中各项棘手的细节,你会发现—
从散兵游勇到正规部队
中国石油西南销售分公司(简称“西南公司”)和很多成长型企业的信息化过程一样,最开始都是出于一种自发行为,基于当时最基本应用需求和岗位需要,与石油销售的主营业务结合起来,做了业务统计,运输、发油的调运信息系统等简单的业务应用程序。然而,1998年的一项财务信息系统的革新,真正改变了他们散兵游勇的状态。
1998年,中国石油天然气股份有限公司(简称“中国石油”)在全集团统一实施财务信息化系统—“中国石油财务信息系统”,西南公司也编到了正规部队中。1999年6月,财务系统开始在西南公司正式使用。早期的财务系统采用C/S结构,基于PC服务器,选用SCO的UNIX Open Server,Sybase的数据库。随着财务系统的完善和提高,财务信息系统的版本也由当初的3.0发展到的5.0、5.5。今年年初,西南公司财务系统已经全面升级到6.0。
从层层上报到一账到位
中国石油财务信息系统6．0以前的版本,系统实行的是分步的、分散式的管理,每个分公司都有自己的一套账。以西南公司为例,除了下面的云南、广西、贵州三个省级分公司的账套以外,云南分公司还有下属的二级公司,二级公司下面还有加油站,都要作为独立核算的单位需要独立账套运行。而每次西南公司给中国石油出的报表,都需要从底下的独立核算单位一层一层地上报,首先二级地市公司把报表做出来,无错后报给省公司一级,省公司再把报表完成之后,上报给西南公司,之后再经过报表汇总、合并之后才能向中国石油上报。据西南公司业务主管王志勇介绍,“这个过程需要好几天的时间”。熟悉财务的人会了解,财务的核算层次一多,数据中间会做一些内部的抵消,数据的准确性就会下降。再有,财务的核算层次一多,也影响了上报的速度。作为一个上市公司,报表出得快,信息批露得快,才能符合大股东的要求。从另一个角度来看,财务报表是公司内部经营核心,财务报表出的快慢,是公司内部管理好坏的体现。
在业务方面,库存管理要求财务系统必须及时提供经营情况。同时,为了提高报表的时间和质量,减少核算层次,使财务脉路更清晰,西南公司建立起一套技术更先进、功能更完善的财务系统——中国石油财务信息系统6．0,以适应快速发展的业务核算需求。今年实施的财务系统6.0中,云南分公司只运行一套账务,其下属的二级公司都要在这套账套里进行财务核算。王志勇介绍说,“云南分公司相当于把原来二十多个账套合并到一个账套里面,这样它每个月就只用出一个账套的报表,不用底下的二级分公司再单独出报表,单独核算。”也就是说,在6.0的系统中,省公司一级的财务核算只用在一个帐套里实现,而且报表出来时间也缩短为一天。
既然财务可以集中核算,为什么西南公司的财务核算只是集中到下面的三个省级分公司,而不直接集中到西南公司这一级？王志勇介绍说,西南公司和其它四个销售公司有一点不太一样,西南公司是一个跨省级的公司,财务系统集中会牵扯到税收的问题。“云南、广西、贵州三个省级分公司,如果把核算集中到西南公司这一层的话,税又交到哪里去呢？交到西南公司这边来,当地税务的税收就减少了。所以我们根据总公司的计划安排,核算先集中到省一级,等到以后国家的税法改革变化或者财务工作变革之后,再考虑进一步向上集中。”
从技术升级到管理进化
西南公司以前运行财务系统5.0,只用面向本部的几十个人,所以一台PC服务器就能胜任所有的运算工作。而6.0的系统面向的是西南公司下面三个分公司所有的财务人员,用户数达到了100多人,数据量也成倍增加了许多。这样,旧设备无法承载新系统的数据业务,西南公司需要选择新的设备。早在西南公司实施之前,中国石油的其它几个销售公司在2002年下半年底已经开始新系统的实施,都是由中国石油总公司为它们统一定制Sun公司的设备并调拨资金。中国石油考虑到Sun公司的经验比较丰富,产品可靠性比较好,又根据西南公司的实际需求,这次还是选择了Sun公司的产品。西南公司财务系统采用了Sun Fire 4800 服务器用来运行本公司数据库,Sun Fire V880服务器用作分公司的数据库,Sun StorEdge T3磁盘阵列存储器
“Sun设备在安装过程中,困难并不是很大,项目的主要问题在于网络连接。由于我国电信和通讯业各个省的发展不平衡,有些省级公司的下面还要连自己的二级单位,但这些地区跑线路非常困难和麻烦。曾经统一定的设备,拿到这些地方,跟当地的电信设备不匹配,不能用。最后我们换用了电信的设备才能运行,这牵扯了很多的精力的和时间。”尽管困难重重,西南公司财务系统6.0到底还是安装完成,计划今年6月份开始运行。
王志勇说,“财务系统6.0集中核算后,很多概念的东西不一样,牵扯到的一些科目都改了。为了系统平稳地过渡以及减少对业务的影响,西南公司打算5.0与6.0两套系统并行运行。”
“西南公司财务系统的硬件和网络部分的投资大约400万元,每年还要交几十万元的网络运行费。像其它项目信息系统改进部门和其它业务系统一样,我们搞财务系统时,搭建了广域网,作为一个平台,我们以后会考虑在这个平台上运行相应的OA等业务。”财务系统升级带来的具体经济效益,还需要一段时间的考验。但该系统提高了报表信息的利用率是无庸置疑的,反映公司在严格管理、优化结构、技术创新和提高运营效率方面取得了进一步成果。
