企业岗位说明书的制定流程

岗位说明书的制定流程

一、 确定公司的组织架构和各部门的职能职责(参照“职能部门职责模板”)

二、 根据各部门的职能职责,确定各部门的岗位分级标准和具体的岗位名称

三、 针对各岗位进行职务分析

l定义：包括工作分析(采用一定的方式,将工作分解为若干要素)和工作评价(依据工作分析的结果,按照一定的标准,对工作的性质、强度、责任、复杂性及所需的资格条件等因素的程度差异,进行综合评价的活动)。

l作用：人事管理工作的基础,是企业进行人员招聘的一个重要依据；职务分析为每一项工作提供的信息有：Who, What, Whom, Why, When, Where, How, How much8个要素

Who：谁从事此项工作,责任人是谁,对人员的学历和教育背景、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求；

What：做什么,即工作内容是什么,负什么责任；

Whom：为谁做,即顾客是谁,这里的顾客是指与从事该职务的员工有直接关系的人(包括上级、下级、同事)；

Why：为什么做,即职务对其从事者的意义所在；

When：工作的时间要求；

Where：工作的地点、环境等；

How：如何从事此项工作,即工作的程序、规范以及为从事该职务所需的权力；

How much：为此项职务所需支付的费用、报酬。

l职务分析要求收集的信息内容：工作名称；工作规范(工作任务、工作责任、工作关系和劳动强度)；工作环境(物理环境和安全条件)；人员任职资格条件。

四、 制定职务说明和职务规范

★职务说明：陈述工作任务和职责的文件。应切题而准确,简要说明期望员工做什么、应该做什么,应怎么做和在什么情况下履行职责；工作说明的内容根据使用目的的不同而有所变化,主要包括：

l应履行的主要职责

l在各项职责上所耗费时间的百分比

l应达到的业绩标准

l工作条件和可能产生的危险

l完成工作的人数和接受其汇报的人数

l工作中使用的机器和设备

制定职务说明

l (1)工作识别：包括工作名称、部门、汇报关系和工作编号；一个好的工作名称将很接近工作内容的性质,并能把一项工作与另一项工作区别开来；不好的工作名称常使人产生误解,例如行政秘书、经理助理,其职责因组织的不同而不同；

l (2)工作分析日期：便于发现是否由于工作发生变化而使工作说明过时

l (3)工作概要：用一段简短的文字陈述工作内容

l (4)履行职责

制定职务规范

l指规定从事某项工作的人必须具备的最基本的资格条件的文件

l主要包含：学历要求、工作经历、技能水平、个性特点及体格能力

l工作规范常常是工作说明中的一个重要部分,常合并为一种形式

五、 制定岗位说明书

职务分析结果包括职务说明与职务规范。一般情况下,可以用岗位说明书的方式来表述职务分析结果。

岗位说明书应包括以下内容：

1、职务概况,包括职务的名称,所属部门、等级,汇报关系,职务编号。

2、职务分析日期,目的是为了避免使用过时的职务说明文件。

3、职务职责,说明本职务的工作任务、培训、指导、服务、计划、沟通等方面的职能以及各种责任。

4、任职资格,即从事该项职务必须具备的基本资格条件,主要有学历(文化程度及所学专业)、年龄、相关经历、个性特点、能力、基本技能、知识要求、其他特殊条件等。

六、 对岗位说明书进行修订

为确保职务说明和职务规范的正确、清楚、易理解,应交由管理者和员工检查一遍,有助于获得对职务分析结果的认可和接受,并根据有关建议和意见,对岗位说明书进行修订。